São elementos essenciais para a implementação de um programa de compliance?

Quem nunca ouviu o termo compliance?

Atualmente, essa palavra está em alta, principalmente pelo acúmulo de más notícias do ponto de vista moral, ético e legal no Brasil.

Operação Lava Jato, descoberta de casos de fraudes e pagamento de propinas em empresas, corrupção em organizações públicas e privadas são temas que não saem da mídia.

Mas o que o compliance tem a ver com isso? Tudo!

Com os fatos antiéticos que não param de surgir nos noticiários, cresce o número de empresas que buscam criar formas de estar em conformidade com as regras e a legislação.

É exatamente nisso que o compliance atua.

Ele tem o objetivo de garantir o respeito às normas, diminuir a exposição da empresa e, principalmente, reduzir a incidência de fraudes e não conformidades.

Parece algo essencial aos negócios – e de fato é. Mas ainda há bastante margem para evoluir.

Dados da KPMG apontam que 43% das empresas não possuem uma área de compliance e que poucas contam com políticas anticorrupção.

Por esse motivo, a organização que investe na implementação de um programa de compliance se destaca da concorrência e ganha mais notoriedade no mercado.

Isso porque, ao possuir um código de conduta, aumenta a qualidade das decisões, investe na maior credibilidade e ainda diminui os custos operacionais.

Para que você fique por dentro do tema, preparamos um artigo completo sobre compliance.

Aqui, destacamos a sua importância, principais elementos, como funciona na prática e muito mais.

Então, se você quer saber tudo sobre esse conceito, siga a leitura!

O que é e para que serve o compliance?

A palavra compliance tem origem inglesa.

Ela deriva do verbo “to comply”, que significa estar em conformidade com, obedecer, cumprir, concordar ou agir de acordo com uma regra.

Ou seja, o compliance, quando inserido ao contexto corporativo, se relaciona com a conduta da empresa e a sua adequação às normas vigentes.

Significa que a empresa se compromete a ter integridade e transparência em todas as suas tomadas de decisão diárias.

Então, podemos dizer que, quando uma organização possui uma gestão pautada pelo compliance, ela atua com ética e transparência e, com isso, corre menos riscos.

Não entende a relação?

Quando se atua respeitando a legislação, é muito mais difícil que a empresa seja punida por transgredí-la.

É importante lembrar que compliance não diz respeito apenas à casos de fraudes e corrupção que envolvem o pagamento de propinas.

Existem obrigações ambientais, trabalhistas, tributárias, regulatórias, legais e éticas, que devem ser respeitadas e levadas em conta.

Além, claro, dos regulamentos internos da empresa.

E compliance é estar em conformidade com tudo isso.

O que é a área de compliance?

A área de compliance é o setor da empresa responsável por garantir o cumprimento das leis, regras e regulamentos em todas as atividades e ações realizadas pela organização.

É ela quem monitora os processos e procedimentos e previne conflitos de interesses.

Também garante que tudo está ocorrendo de acordo com a política interna, além de prezar pela manutenção da integridade e reputação da organização perante todos os seus públicos.

Por ser formada por uma equipe multidisciplinar, a área de compliance é capaz de avaliar as situações por diferentes ângulos, sejam eles jurídicos, tributários, fiscais, ambientais, entre outros.

Ela atua em conjunto com o setor de Recursos Humanos para difundir a cultura organizacional da empresa, além de trabalhar próximo dos gestores de todas as áreas da empresa.

Por esse motivo, seu principal desafio é o de criar um ambiente organizacional em que não haja espaço para o surgimento de fraudes.

Qual o objetivo do compliance?

Como acabamos de destacar, prevenir e enfrentar não-conformidades legais é o principal objetivo do compliance.

Com os recentes acontecimentos no Brasil, incluindo escândalos de corrupção envolvendo empresas públicas e privadas, o compliance tem se tornado cada dia mais importante.

Além disso, a aprovação da conhecida Lei Anticorrupção, a Lei 12.846/13, diminuiu ainda mais a tolerância com esse tipo de prática.

Nesse sentido, o compliance se tornou essencial, uma vez que a legislação passou a obrigar a elaboração de políticas internas e controles mais rígidos, evitando fraudes, desvios ou a realização de atos de corrupção em empresas.

Mas a importância do compliance vai além disso.

Como sabemos, o mundo está cada dia mais conectado, então, um controle bem feito pode evitar a ocorrência de vazamentos de informações confidenciais da empresa.

Nesse sentido, o compliance atua na gestão de riscos sobre a questão do armazenamento de dados, divulgação de informações e políticas de confidencialidade.

Então, seu objetivo também é ter transparência e maturidade de gestão, possibilitando que a empresa evite perdas financeiras, patrimoniais e de mercado.

O que as empresas de auditoria interna têm a ver com o compliance?

Não é incomum confundir compliance e auditoria interna, mas há importantes diferenças.

Em primeiro lugar, a auditoria ocorre em períodos determinados, por demandas específicas, enquanto o compliance é um processo permanente.

Como vimos, essa área trabalha no estabelecimento de regras, nos treinamentos e procedimentos internos e, principalmente, na conscientização de todas as pessoas quanto ao respeito às normas e à legislação.

Já a auditoria atua de forma a identificar oportunidades de melhorias nos processos e procedimentos internos, avaliando a atuação da organização e apontando indícios ou a existência de falhas ou irregularidades.

Ou seja, a auditoria realiza uma avaliação da empresa e administra seus riscos, baseando-se nos processos de gerenciamento de compliance da organização.

Isso demonstra que uma área atua em conjunto com a outra.

Nesse sentido, o apoio de uma empresa de auditoria interna ajuda o profissional ou setor de compliance a entender o que está funcionando ou não, identificar os gargalos e melhorar os processos.

Quando surgiu o compliance?

Apesar da fama recente, o termo compliance e seu conceito são bem mais antigos.

Há quem defenda que seu surgimento se deu na virada no século XX, com a criação do Banco Central dos Estados Unidos, mas a maior parte dos autores destacam o ano de 1930 como o marco para o seu início.

Isso porque foi o ano de criação do Bank of International Settlements (BIS), a primeira instituição financeira global.

Foi proposta com o principal objetivo de conduzir as interações entre os bancos centrais de todas as nações, tornando as atividades de pagamento e compensações internacionais mais seguras e confiáveis.

Depois desse passo inicial, existiram outros.

Em 1960, foi iniciado um movimento para a criação de um código ético para a elaboração de procedimentos internos de controle, treinamento de pessoas e supervisão de atividades suspeitas.

A partir daí, a Comissão de Títulos e Câmbio dos Estados Unidos passou a divulgar a orientação de que empresas deveriam dispor de um compliance officer para realizar tal função – ainda neste artigo, falaremos mais sobre as atribuições desse profissional.

No Brasil, o compliance ganhou destaque em 1992, quando o país começou a se adequar aos padrões éticos de combate à corrupção, principalmente por causa da crescente competitividade entre empresas transnacionais.

Como funciona na prática?

A empresa que deseja atuar de forma regular com a legislação e todos os regulamentos de seu interesse, deve implementar um programa de compliance.

Ele é definido de acordo com um conjunto de procedimentos que servirão para cumprir não apenas regras externas, mas também internas.

Funciona como um guia sobre o que deve ou não ser feito por todos os que trabalham na empresa – diretoria, gestores e equipes.

Além de atender todas as exigências normativas e técnicas do segmento de atuação da empresa, esse programa precisa contemplar a prevenção de riscos operacionais, a identificação de erros e a apresentação de soluções.

Ou seja, consiste em

• Criação de normas
• Fiscalização e realização de auditorias
• Incentivo a denúncias sobre irregularidades
• Aplicação do código de ética e conduta
• Execução de atividades de comunicação interna.

Essencialmente preventivo, um programa de compliance não se resume a determinar parâmetros e boas práticas, mas busca garantir que eles sejam disseminados e executados.

Elementos de um programa de compliance

De acordo com as principais diretrizes internacionais, são sete os principais elementos de um programa de compliance.

O importante é que eles não sejam tratados separadamente, uma vez que existe uma interdependência entre eles.

Ou seja, para que uma empresa tenha êxito na implementação de seu programa de compliance, é essencial unir esses elementos com as atividades, processos e controles da organização de forma inteligente e personalizada.

Isso porque cada empresa possui suas características próprias, cultura, natureza, mercado de atuação, tamanho, riscos e outros fatores que fazem dela única.

Então, apesar de serem elementos comuns, a sua forma de implementação deve ser customizada para cada organização.

Conheça agora quais são esses elementos.

1. Envolvimento da alta administração

A diretoria deve estar comprometida com o programa.

Isso pode acontecer ao vigiar, por meio de um comitê de riscos ou sob a supervisão de um conselho de acionistas, as ações praticadas na condução do programa.

Também é preciso se preocupar e garantir a divulgação dos valores e da cultura corporativa.

2. Criação de procedimentos, padrões e controles

É importante que o programa possua padrões e siga um sistema lógico e organizado, sendo capaz de obter os resultados esperados.

Além disso, devem criados os códigos de ética e de conduta da empresa, as políticas e os manuais com as regras e os procedimentos internos.

3. Treinamento e comunicação

Orientar e capacitar todos os colaboradores sobre o programa e seus tópicos é essencial para que a cultura possa ser disseminada na organização.

Outro ponto importante é a criação de canais de comunicação para a resolução de dúvidas, divulgação de novidades e alterações, entre outras atividades que possam fortalecer o programa.

4. Avaliação, monitoramento e auditoria

Realizar o acompanhamento frequente da implantação do programa e suas atividades é essencial para avaliar o seu andamento e identificar gargalos, com oportunidades de melhoria.

Além disso, auditorias internas e pesquisas são ótimas ferramentas para verificar a aceitação e o cumprimento do programa e, com isso, garantir a sua efetividade.

5. Execução, incentivos e disciplina

Por meio da implementação de um sistema de gerenciamento de desempenho e disciplina, é possível avaliar o cumprimento do programa e suas ações dentro da empresa.

Ao mesmo tempo, verificar se a cultura de compliance já se tornou parte da organização.

6. Cuidado na delegação de responsabilidades

É importante que a empresa tenha cautela no momento de selecionar novos colaboradores e, principalmente, aqueles que atuarão diretamente na área de compliance.

Todo o processo deve ser pautado na ética e análise do histórico do profissional.

7. Melhoria contínua

Rever as condutas corporativas, avaliar o programa e realizar as alterações necessárias, buscando sempre solucionar problemas e identificar pontos de melhorias.

Tudo isso deve ser realizado de forma cíclica para que o programa tenha mais robustez e eficiência.

Interessante observar que não existe apenas um tipo de compliance.

A seguir, abordaremos alguns dos principais existentes nas empresas, a partir de possíveis cargos que podem aparecer em seus organogramas.

O que é compliance officer?

O compliance officer é o termo utilizado para designar os profissionais que são responsáveis pela implantação, acompanhamento e administração de um programa de compliance.

Ele pode ser formado por um ou mais profissionais e tem como objetivo desenvolver e coordenar as políticas de compliance da empresa.

Também implementar e acompanhar a correta utilização das ferramentas, além de tomar todas as decisões relacionadas ao programa.

Por ser responsável por um monitoramento diário das atividades, o compliance officer atua diretamente no ambiente da empresa.

Ele pode fazer parte da estrutura da empresa ou, então, atuar como um consultor terceirizado.

O que é compliance tributário?

O compliance tributário cuida revisão e checagem de todas as informações da empresa que deverão ser entregues ao Fisco.

Tem como objetivo garantir que tudo o que foi realizado está em conformidade com as normas tributárias, além de identificar erros ou inconsistências.

Para tanto, executa ações como:

• Controle de todas as obrigações principais e acessórias
• Monitoramento dos prazos de entrega
• Revisão de dados para avaliar se estão completos e consistentes
• Atendimento a regras de emissão de notas fiscais
• Armazenamento de arquivos digitais.

O que é compliance fiscal?

Já no caso do compliance fiscal, ele tem como principal objetivo garantir que a empresa esteja em dia com o Fisco.

Isso evita penalizações, como multas, juros ou outros encargos e a impossibilidade de exercer negócios ou realizar atividades.

Garante legalmente a diminuição dos riscos de não conformidades e dos custos administrativos de todas as tarefas relacionadas às obrigações fiscais.

O compliance fiscal é uma forma de adequar todos os processos fiscais e contábeis da empresa às diversas alterações e obrigações legais, entregando tudo em conformidade e dentro dos prazos estabelecidos.

O que é compliance social?

No caso do compliance social, envolve questões que vão além dos muros da empresa.

Concentra esforços sobre o impacto que as organizações – sejam elas públicas ou privadas – exercem sobre os valores sociais da população.

São princípios que devem ser preservados e respeitados em todo o tipo de ação, incluindo comunicados nos mais diversos canais.

Tudo isso tendo em vista a preservação da reputação da empresa perante a sociedade.

Com isso, o compliance social surgiu a partir da necessidade de elaboração de procedimentos e condutas que se preocupem com essas questões de forma não apenas social, mas também legal, adequando-as ao compliance geral da empresa.

O que faz um diretor de compliance e qual a sua missão?

Além de todas as responsabilidades normativas que já fazem parte do ramo de atuação da empresa, o diretor de compliance também deve garantir o cumprimento do código de ética, além do manual de conduta.

É aquele profissional que tem como missão principal avaliar a disseminação da cultura de compliance para toda a organização.

Por esse motivo, ele é o responsável pela gestão de conformidade com as regulamentações.

Também pelo planejamento estratégico da organização de todas as questões relacionadas ao compliance, além das normas e procedimentos que deem suporte à estrutura de gestão e riscos.

O que faz um analista de compliance?

O analista de compliance oferece suporte para o planejamento estratégico dos projetos da área na empresa.

Ou seja, é ele quem realiza a implantação das normas e procedimentos, assim como da estrutura de gestão de riscos.

Também está entre as suas atividades:

• Revisão de contratos
• Definição e gestão de todas as licenças de softwares de TI
• Realização de auditorias periódicas
• Atuação em parceria com outras áreas que estejam envolvidas no projeto de compliance
• Desenho de manutenções que sejam necessárias.

O que faz um agente de compliance?

Servir como a ligação entre os níveis estratégicos e as demais áreas da empresa.

É essa a principal função de um agente de compliance.

Para poder disseminar a cultura de compliance na organização, ele realiza treinamento de equipes – seja em integrações ou reciclagens -, controles internos e de governança corporativa, além de apoiar a implementação do código de conduta e ética.

Ou seja, é aquele profissional que atua alinhado com os negócios, estando mais próximo das atividades, oferecendo segurança para quem realiza as funções administrativas e gerencia os negócios, os riscos e a governança da empresa.

Conclusão

Não é por acaso que o compliance tem ganhado destaque na mídia, mas também dentro das empresas.

Além de ser de grande importância para a reputação da organização no mercado, possuir uma área de compliance e implementar um programa corretamente diminui os riscos de fraudes e corrupção.

Uma empresa que cumpre as regras e atua de acordo com a legislação e a ética se fortalece no mercado.

Como consequência, são muitas as possibilidades que a área traz no que diz respeito à atuação profissional.

Então, se você se interessou pelo tema, uma excelente dica é conhecer o MBA em Compliance para Negócios da UPIS.

E se ainda tiver alguma dúvida sobre o assunto, entre em contato conosco.

Quais são os principais elementos do programa de compliance?

Quais são os 7 pilares de um programa de compliance?

Quais são os 3 pilares do compliance?

Quais as etapas para a implantação de um programa de compliance?