O orçamento que utiliza projeções de investimentos em ativos e depreciações e o

A projeção do orçamento de despesas (OPEX) é uma etapa que costuma ser bastante detalhada, em virtude de ser elaborada em cada um dos centros de custos geradores destes gastos e por envolver diversas contas de projeção.

Existem empresas que utilizam o mesmo plano de contas da contabilidade em sua preparação. Este procedimento gera maior facilidade para o acompanhamento e controle dos gastos durante o dia a dia da operação, no entanto, há algumas que, devido à enorme granularidade deste plano, utilizam contas orçamentárias que são agregadoras de diversas contas contábeis.

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Caso o plano de contas orçamentário seja diferente do contábil, é importante a definição do relacionamento entre eles para facilitar o controle e apuração de eventuais desvios da operação.

Em geral, o orçamento de despesas é composto por quatro grandes grupos de gastos:

• pessoal;
• depreciação e amortização;
• materiais;
• gastos gerais dos departamentos.

Em muitos casos, o orçamento de gastos com pessoal é projetado de maneira segregada ao de despesas. Isto ocorre porque existem colaboradores que são considerados como custos e outros como despesa, sendo suas estimativas normalmente separadas de acordo com os centros de custo em que estão alocados.

Situação semelhante ocorre na projeção de depreciação e amortização, pois estas são originadas do orçamento de capex, onde todas as solicitações de investimentos costumam ser analisadas por um comitê orçamentário ou área centralizadora, passando por um processo de aprovação também segregado.

Assim, em geral, apesar da existência de quatro grupos na projeção de Opex, as suas estimativas costumam ser restritas aos gastos com materiais e gerais dos departamentos.

A projeção de materiais se refere aos itens utilizados no dia a dia dos centros de custos, sendo alguns exemplos:

• materiais de limpeza;
• itens de segurança; e
• materiais de escritório.

No caso dos gastos gerais, os componentes podem variar de acordo com as atividades e responsabilidades de cada departamento. Alguns exemplos são:

• telefonia;
• energia elétrica;
• despesas de viagens;
• propagandas; e
• comissões.

A forma de projeção das despesas pode variar, dependendo da empresa e tipo de orçamento utilizado, tal como o incremental, o baseado em atividades ou o base zero.

Nos casos em que é utilizado o orçamento incremental, para a projeção das despesas de cada departamento, são utilizados valores do exercício anterior para elaborar as projeções atuais. Seu processo se baseia no levantamento dos dados históricos de cada unidade de controle para posterior adição de um percentual de correção. Este pode ser tanto uma taxa fixa, um ajuste referente à inflação ou mesmo crescimento econômico esperado.

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Ao utilizar o orçamento baseado em atividades, a empresa identifica as atividades necessárias para a sua realização e os direcionadores de custos associados. Em seguida, normalmente, são seguidos os seguintes passos:

1. Determinação do volume esperado de atividades que gerem despesas.
2. Análise dos direcionadores de atividades, ou seja, o que determina a execução esperada para cada unidade de volume projetada.
3. Projeção das quantidades de atividades a serem realizadas através da multiplicação de seus direcionadores pelo volume esperado.
4. Identificação dos direcionadores de recursos, ou seja, as taxas previstas de consumo para cada atividade.
5. Projeção da quantidade de recursos necessários para a execução das atividades através da multiplicação dos direcionadores de recursos pela quantidade de atividades orçadas.
6. Projeção do montante financeiro dos recursos estimados, através da multiplicação da quantidade de recursos orçados pelo seus custos unitários.
7. Agregação dos valores totais dos recursos para gerar o custo orçado das atividades.

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De maneira distinta, quanto uma companhia utilizada o orçamento base zero, a projeção de suas despesas é feita como se estivesse construindo a empresa em seu início. Para isso todos os gastos devem ser rigorosamente avaliados de maneira independente e com justificativas razoáveis em relação ao objetivo da organização. Neste contexto, é de fundamental importância que os objetivos e metas estejam claramente definidos para que as aplicações de recursos sejam avaliadas de acordo com a sua importância em relação ao que se espera alcançar.

Como se pôde observar, o processo de elaboração do orçamento de Opex costuma ser detalhado e pode apresentar diferenças entre empresas devido à estrutura de plano de contas e tipo de orçamento utilizado.

Sobre o autor:

Louremir Reinaldo Jeronimo é  Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Educação Executiva e FGV In Company (Saiba mais)

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