Quais são os documentos que compõem o Sistema de controle de gestão da qualidade?

Os sistemas de gestão da qualidade (SGQ) tem o objetivo de verificar todos os processos da empresa e como é possível aperfeiçoá-los proporcionando a melhora da qualidade dos produtos e serviços para os clientes. Nesse sistema (SGQ) existem princípios e diretrizes da qualidade, que são aplicados em cada processo que envolve o dia a dia da instituição. Através deles, é possível fazer a tomada de decisões de forma segura, pois, com as ferramentas utilizadas, o gestor poderá verificar os indicadores de desempenho da empresa.

O que são procedimentos?

Procedimentos são as informações documentadas importantes para o Sistema de Gestão da Qualidade da sua empresa. São eles que auxiliam nos treinamentose padronizações das operações da empresa. Mas, como obter bons procedimentos?

• Ao criar um procedimento, tenha em mente em garantir a fácil compreensão para àqueles que irão utilizá-la.
• Seja claro para explicar cada uma das tarefas.
• Utilize uma linguagem simples para ilustrar como os procedimentos devem ser.
• Faça uso de notas e avisos importantes logo nas primeiras frases, quando possível.
• Utilize títulos e tópicos por ordem numérica;
• Utiliza a regra das perguntas básicas: quem faz o que, onde, quando e como;
• Mantenha o histórico de todas as revisões. Só assim para ter melhoria nas atualizações, tendo em mãos a última versão a ser atualizada. Podendo ser realizado através de um software;
• Se você nunca acompanhou o procedimento sendo executado na prática, existe uma probabilidade de que ele não aconteça como foi descrito. E não somente por isso, é importante ter essa validação para que se entenda que todas aquelas atividades levam ao resultado necessário.

Se tudo foi feito e mesmo assim, não alcançou o resultado esperado, o problema pode estar no processo. Então realize testes para validação.

Procedimentos documentados obrigatórios

Para cumprir o que foi planejado, as equipes devem escrever seus respectivos procedimentos com os formulários preenchidos. Esse material deverá ser analisado e guardado como evidência do que foi feito. A ISO 9001 menciona alguns documentos como obrigatórios. Relativos aos procedimentos são:

4.2.2 – Manual da Qualidade: O manual da qualidade é o documento que descreve o SGQ no geral, seus processos e a inter-relação entre esses processos. Ele pode tanto conter como fazer referência a procedimentos documentados mais detalhados. O manual deve ser útil para facilitar a compreensão do Sistema de Gestão da Qualidade.

Itens típicos de auditoria

O manual da qualidade inclui ou faz referência a procedimentos documentados que descrevem os processos do Sistema de Gestão da Qualidade?

4.2.3 – Controle de Documentos e 4.2.4 – Controle de Registros: Os documentos que fazem parte do Sistema de Gestão da Qualidade devem ser controlados para assegurar a disponibilidade de requisitos corretos. O controle de documentos deve incluir uma série de atividades específicas. A aprovação anterior ao uso é necessária a fim de assegurar a adequação dos documentos.

Convém que os procedimentos escritos referentes ao controle de documentos especifiquem a forma como a aprovação é realizada. Muitas organizações consideram valioso incluir, como parte do processo de análise crítica anterior à emissão, um processo de análise crítica interna dos documentos, realizada por todas as unidades afetadas da organização.

Assim como no caso dos procedimentos documentados, houve também uma alteração na ênfase dada aos requisitos referentes aos registros. A ISO 9001:2000 dá um pouco mais de ênfase à definição de registros pela organização do que à especificação de registros pela própria Norma. A organização deve identificar os registros a serem retidos juntamente com o período de retenção de cada registro. Muitas organizações não possuem períodos de retenção longos, tendo apenas de providenciar o arquivamento normal de registros. Nesses casos, o procedimento documentado pode ser bem simples, contendo uma matriz com as informações necessárias.

Outras organizações possuem períodos de retenção bastante longos, tendo de considerar indexações de longo prazo e a recuperação de registros a partir de arquivos que não estejam no local. Para todos os casos, convém que os controles sejam apropriados às circunstâncias e ao período de retenção necessários.

Itens típicos de auditoria

Foi estabelecido um procedimento documentado para o controle de documentos? Há procedimentos documentados para o controle de registros? Os registros são dispostos conforme exigido pelos procedimentos documentados da organização?

8.2.2 – Auditorias Internas: Os papeis de trabalho devem ter abrangência e grau de detalhe suficientes para propiciarem a compreensão do planejamento, da natureza e da extensão dos procedimentos de Auditoria Interna aplicados.

8.3 – Controle de Produtos Não-Conformes: O controle dos produtos não conformes deverá ter o procedimento bem descrito e ter uma pessoa qualificada para que esses produtos possam ser retrabalhados e se possível ser comercializado normalmente.

8.5.2 – Ações Corretivas e 8.5.3 – Ações Preventivas: Além dos procedimentos exigidos pela norma ISO 9001, a organização deve determinar quais são os processos que carecem de procedimentos documentados para garantir o planejamento, a operação e controle dos processos. Além do mais, deve determinar para cada processo, quais os registros que ser mantidos. Saiba quais documentações para um Sistema de Gestão da Qualidade, você deve incluir:

a) declarações documentadas de uma política da qualidade e dos objetivos da qualidade,

b) um manual da qualidade,

c) procedimentos documentados e registros requeridos por esta Norma,

d) documentos, incluindo registros, determinados pela organização como necessários para assegurar o planejamento, a operação e o controle eficazes de seus processos.

NOTA 1: Onde aparecer o termo procedimento documentado significa que ele é estabelecido, documentado, implementado e mantido.

As não conformidades podem ocorrer em qualquer sistema de gestão, seja ele de qualidade ou ainda o de meio ambiente e de saúde e segurança do trabalho. A Consultoria Online pode acompanhar a sua empresa para te auxiliar na implementação de qualquer sistema das normas ISO de forma eficaz e com baixo custo. Além disso, a Verde Ghaia atende no cumprimento de um dos requisitos do Sistema de Gestão Ambiental, que trata da gestão de resíduos, por meio de sua inovadora plataforma virtual VG Resíduos, onde é possível fazer um gerenciamento completo de todos os resíduos gerados na empresa, bem como comprar e vender resíduos no Mercado de Resíduos e buscar por fornecedores dos mais diversificados ramos.