O que e essencial para que seja possível a utilização do planilhas do Google?

Os programas para criar planilhas são cheios de truques escondidos (alguns nem tanto!) que facilitam a rotina de trabalho. E entre as funções do Google Sheets estão incluídos vários segredos, atalhos e configurações que aumentam a produtividade no trabalho.

Organizar e analisar dados é uma parte importante do trabalho de muitas empresas, pois são os indicadores e métricas que orientam várias decisões. Além disso, são esses números que dão suporte para criação de metas. 

Dessa forma, fazer uma edição visual e compartilhar com os demais envolvidos nos projetos é muito prático.

Quer descobrir as funções do Google Sheets que vão ajudar no seu dia a dia de trabalho? Continue lendo e confira!

Descobrindo novas funções do Google Sheets

O Google planilhas online é um editor de dados na nuvem e é uma das soluções integradas do Google Workspace (antigo G Suite).

É muito fácil começar a usar a ferramenta e grande parte desse sucesso se deve às funções do Google Sheets.

Conheças sete funcionalidades que você pode aproveitar no dia dia:

1. Fazer comentários e enviá-los por e-mail

Essa não é apenas uma das funções do Google Sheets. Todas as ferramentas do Google Workspace — editor de textos e apresentações — também possuem esse recurso.

Ao fazer um comentário em alguma sessão da planilha para um colega que está colaborando em um projeto, você pode marcá-lo adicionando um sinal de “+” antes do endereço de e-mail.

Fazendo isso, o usuário marcado recebe uma notificação por e-mail automaticamente e, assim, pode visualizar o comentário mais rápido.

2. Incluir mapas de calor com formatação condicional

O mapa de calor é uma das funções do Google Sheets que auxilia na análise de dados.

A função do mapa de calor é, através de cores, chamar a atenção para dados relevantes da planilha. Isso é útil para identificar, por exemplo, períodos de vendas mais altas e baixas no seu negócio.

Com a formatação condicional do Google planilhas online, a escala de cores do mapa de calor pode ter a cor que você escolher — a intensidade segue um degradê do mais escuro para o mais claro.

Dessa forma, fica mais fácil e rápido identificar quais foram os períodos de alta e baixa de acordo com a característica que está sendo analisada

Para formatar o mapa de calor usando a formatação condicional, selecione as células de uma coluna ou linha e clique no menu Formatar > Formatação condicional e preencha as configurações de dados.

3. Usar filtro para organização de dados

Muitas vezes, incluímos os dados de forma aleatória nas células da planilha, conforme vamos pensando neles e depois é preciso organizá-los melhor.

Para isso, uma das funções do Google Sheets muito útil é o filtro que pode ser:

• filtro por ordem alfabética;
• filtro por cor;
• filtro por condição;
• filtro por valores.

Assim, você consegue filtrar e visualizar apenas uma parte dos dados de uma planilha, o que é útil principalmente quando a planilha tem muitas informações.

Clique no menu Dados > Criar um filtro e escolha o tipo de filtro para que a coluna siga esse padrão.

4. Limpar dados com as fórmulas CLEAN e ARRUMAR (TRIM)

Caracteres chamados de não imprimíveis ou espaços em branco nos textos das células podem interferir na hora de montar fórmulas e na organização geral.

No caso dos caracteres não imprimíveis, eles não ficam visíveis para o usuário e sua função é apenas demarcar formatações.

Por isso, o comando CLEAN é usado para remover esses caracteres não imprimíveis do tipo ASCII e “limpar” a planilha. Ex: 

Já a função ARRUMAR remove os espaços em branco à esquerda, à direita e repetidos no texto das células. Veja no vídeo abaixo como o recurso funciona: 

5. Proteger e ocultar dados da planilha

O Google Sheets é uma ferramenta online e as planilhas podem ser compartilhadas com usuários específicos ou serem liberadas para qualquer pessoa com acesso ao link.

Para evitar erros no acompanhamento dos dados, principalmente quando existem muitas pessoas na equipe, é possivel bloquear:

• intervalos de células específicas que são chave nas fórmulas;
• páginas inteiras com dados administrados apenas pelo gestor do projeto.

Além disso, é possível ocultar páginas antigas, mas elas não estão necessariamente protegidas e podem ser visualizadas por outros usuários. 

Selecione um intervalo de células > clique com o botão direito > encontre a opção ‘Proteger intervalo’ > escolha entre as opções ‘Mostrar um aviso ao editar este intervalo’ ou ‘Restringir quem pode editar este intervalo’ e inclua os e-mails de quem está autorizado a fazer edições.

Imagem: Google Support. 

6. Criar uma lista suspensa

A lista suspensa é uma das funções do Google Sheets que cria um menu com opções usadas para mostrar o status de um conjunto de células.

Por exemplo: a lista pode ter opções como concluído, em revisão e pendente. Assim, ao fazer uma edição, um usuário pode marcar a opção ‘em revisão’ para o gestor validar as alterações.

Esse recurso é feito usando a ferramenta Validação de dados:

• selecione a célula ou a coluna que deve ter a lista suspensa;
• clique no menu Dados > Validação de dados;
• em ‘Critérios’ escolha a opção ‘Lista de itens’;
• digite os itens da lista, separando por vírgulas e sem espaços;
• finalize clicando em ‘Salvar’.

7. Integração com o Google Formulários

O Google Formulários é um recurso do Google Workspace que serve para criar formulários de pesquisa online.

Para facilitar a visualização e análise das respostas, as informações podem ser enviadas automaticamente para o Google Sheets. 

Nas configurações do formulário, no menu ‘Respostas’, clique no ícone do Google Planilhas e escolha entre as opções de criar uma nova planilha para receber as respostas ou enviar para uma planilha já existente. 

Leia também: Como funciona o Google Docs para empresas? É útil? 📝

Gostou das dicas de funções do Google Sheets?

Aprendendo essas funções do Google Sheets, fica mais rápido e produtivo administrar planilhas, sem perder dados ou cometer erros de edição.

Trabalhar de maneira integrada é a nova tendência entre as empresas, pois dá mais autonomia para as equipes e agilidade nas tomadas de decisão.

Conheça as novas funcionalidades do Google Workspace e como elas podem transformar a gestão do seu negócio.

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