Como funciona horas extras em viagens?

A viagem a trabalho faz parte do dia a dia de muitos profissionais, sendo uma prática bastante comum em empresas que estão em expansão, negócios em que é vantajoso ter reuniões presenciais para vendas, ou em atividades onde é necessário prestar algum tipo de consultoria presencial ou participar de eventos.

Em todo caso, a dúvida que muitas pessoas têm é sobre o que diz a CLT sobre viagens a trabalho. A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) são as leis que regem o trabalho com registro em carteira, por isso, saber o que essas dizem sobre as viagens corporativas é de grande importância para o gestor de viagens e seus colaboradores.

Pensando nisso, trouxemos esse conteúdo com todas as informações que você precisa saber, incluindo se a viagem corporativa é passível de horas extras, como as despesas da viagem devem ser pagas, quais os direitos do trabalhador em uma viagem a trabalho e muito mais.

Viagem a trabalho: devem ser consideradas horas extras?

De acordo com as leis trabalhistas, hora extra é todo período trabalhado fora da carga horária combinada entre empregador e empregado. Geralmente, o período de trabalho costuma ser de 8 horas diárias, de segunda a sexta-feira, mais 4h no sábado, o que dá uma média de 44 horas semanais.

Sendo assim, quando essa carga horária é excedida, o empregado tem o direito de receber horas extraordinárias, que é o pagamento das horas extras com acréscimo de 50% em dias comuns ou de 100% em feriados ou dias de repouso remunerado. O acréscimo é feito em cada hora excedente trabalhada.

Mas e quanto às horas da viagem a trabalho, devem ser consideradas horas extras? Afinal, o colaborador estará viajando em função da empresa. As leis trabalhistas não deixam claro se as horas da viagem a trabalho devem ser consideradas horas extras. Mas há dois fatores importantes usados nas decisões comuns.

1. Empregados que possuem registro de horas

Em casos como esse, é obrigatório o pagamento das horas extras no caso de viagens a trabalho que excedam a carga horária do colaborador. De uma forma bem simples, se o colaborador registra o ponto eletrônico ao chegar na empresa e precisa viajar fora do seu expediente de trabalho, o horário adicional deve ser pago ao colaborador como horas extraordinárias, exatamente como seria feito caso ele fizesse as horas extras no local usual de trabalho.

2. Empregados que não possuem registro de horas

Por outro lado, para os colaboradores que não possuem registro de hora, geralmente aqueles que trabalham externamente em cargos de maior confiança, não há a obrigatoriedade de pagar horas extras. Isso ocorre por uma lógica muito simples, não dá para comprovar as horas trabalhadas.

Observações importantes:

• o pernoite não conta como hora trabalhada;
• porém, o período fora do horário de trabalho, em que o colaborador fica à disposição da empresa e poderá receber ordens a qualquer momento, devem ser contabilizadas como hora trabalhada, mesmo que não seja executada nenhuma atividade profissional nesse período.

O deslocamento é contabilizado nas horas trabalhadas?

Uma das dúvidas mais recorrentes, entre colaboradores, gestores e empresários é como reconhecer corretamente as horas adicionais gastas em viagens a trabalho pelos colaboradores.

Para essa pergunta, vamos analisar a CLT:

Art. 4º – Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada.

Ou seja, diferentemente do período que o colaborador gasta em um dia normal, deslocando-se da sua residência até o escritório, por exemplo, o deslocamento da viagem a trabalho deve ser computado no banco de horas, visto que ele está viajando em nome da empresa. O deslocamento em si não configura-se automaticamente em hora extra, mas deve ser somado ao período trabalhado e caso o total supere as 08 horas diárias ou as 44 horas semanais, o tempo extrapolado deve ser compensado com adicional.

Para isso, nos cargos em que o colaborador bate ponto, é recomendado adotar maneiras de fazer isso remotamente. Existem várias empresas especializadas, que disponibilizam apps ou sites para bater o ponto com rastreamento da localização e acesso pelos gestores.

O colaborador deve receber reembolso ou diárias de viagem?

Outra dúvida muito comum sobre CLT e viagens a trabalho é se o colaborador tem direito ao reembolso ou diárias de viagem. Afinal, cada empresa possui sua forma de lidar com essas despesas. Mas o que será que a CLT diz sobre isso?

Primeiro, é importante saber o que significa cada uma dessas despesas. As diárias de viagem são previstas pelas leis trabalhistas e têm como finalidade ressarcir o colaborador pelos custos da sua viagem a trabalho, que é realizada regularmente como requisito para exercer a profissão. O pagamento da diária deve ser feito assim que o colaborador volta de viagem e comprova suas despesas. No case da Hidrogeron aqui no blog, contamos sobre como era o processo de solicitação de reembolso pelos técnicos da empresa antes da Onfly.

Já no caso das despesas de viagens, o pagamento é mais esporádico, mas segue critérios semelhantes ao da diária de viagem. A principal diferença entre essas duas formas de reembolso está na regularidade do pagamento.

Portanto, se o reembolso é para um trabalhador externo, é mais comum que ele receba as diárias de viagem. Já os colaboradores que viajam a trabalho esporadicamente, devem receber o reembolso de viagem. Em ambos os casos, essas informações devem ser definidas na política de viagens da empresa para que todos os colaboradores estejam cientes.

O colaborador tem que arcar com quais custos?

Com a Reforma Trabalhista, a flexibilização dos acordos entre empregado e empregador trouxe novas possibilidades com relação à autonomia da empresa de definir as despesas que serão reembolsáveis nas viagens a trabalho.

Com a criação da própria política de viagens,  as empresas podem deixar claro o que será reembolsado e o que não é considerado essencial e deve sair do próprio bolso do colaborador, como, por exemplo, compras pessoais e passeios a lazer.

Entre os gastos essenciais, que devem ser reembolsados pela empresa, estão:

• Passagens aéreas, rodoviárias e ferroviárias;
• Alimentação;
• Hospedagem;
• Deslocamento local;
• Entrada em eventos corporativos.

Já entre os gastos que devem ser discutidos internamente e explicitados na política de viagens da empresa, estão:

• Consumo de bebidas alcoólicas;
• Gorjetas.

Gastos pessoais do colaborador, como passeios a lazer e compra de presentes não devem ser reembolsados.

O reembolso de viagem deve ter encargos?

Ainda sobre as práticas de reembolso de despesas de viagens, é muito comum que as pessoas tenham dúvidas sobre como deve ser feito esse pagamento. De acordo com as leis trabalhistas, o reembolso deve ser informado na folha de pagamento do funcionário, mas só deverá ter encargos se o valor reembolsado ultrapassar 50% do salário do colaborador.

Por exemplo, João é um vendedor externo que viaja constantemente e recebe diárias de viagem da empresa. Por mês, João recebe R$ 2.000,00 e no último mês recebeu R$ 500,00 de diárias de viagem. Esse valor é apenas 25% do salário de João, por isso, não é passível de encargos.

Sendo assim, não haverá descontos do INSS ou outros tributos para o valor de R$ 500,00, que não excede os 50% do salário do colaborador. Da mesma forma, o valor também não poderá ser utilizado para o cálculo de férias ou 13º salário, por exemplo.

Considerando que João recebeu R$ 1.100,00 de diárias de trabalho, em vez de R$ 500,00, o valor excede os 50% do salário do colaborador e é usado também para cálculo dos encargos trabalhistas. Nesse caso, João receberá menos, pois é preciso realizar os descontos conforme a legislação determina. No entanto, esse valor também seria usado para o cálculo de outros direitos de João, como o 13º salário e férias.

Embora existam poucas informações na CLT sobre viagens a trabalho, é importante compreender os direitos que se aplicam às viagens corporativas, incluindo as regras para reembolso e pagamento de horas trabalhadas.

Ficou claro o que diz a CLT sobre viagens a trabalho? Se ficou alguma dúvida, deixe seu comentário para que possamos te ajudar com mais informações e assine nossa newsletter.

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