A obtenção de bens e serviços para o seu negócio pode ser um processo bastante sofisticado e cheio de particularidades, porém, podem surgir uma variedade de desafios e problemas em meio ao desenvolvimento.
No entanto, a maioria das objeções comuns associadas a compras são fáceis de resolver com a tecnologia desempenhando um grande papel na solução.
Lembre-se de que compras é como uma corrida de longa distância. Para cruzar a linha de chegada, é necessário um planejamento cuidadoso, um ritmo claro e o melhor equipamento.
É necessário ficar atento aos principais erros que vão desde finanças até tecnologia. Portanto, veja como estes podem atrapalhar no momento do seu processo de compras.
Boa leitura!
1° – Exceder o orçamento
Este é um dos mais importantes e um dos maiores erros.
Em um simples pedido, pode acontecer de exceder o orçamento definido por departamento ou função de trabalho, tanto por gastar muito ou por não gerenciar os custos das mercadorias, produtos e serviços ao longo do tempo.
Assim, quando se trata de dinheiro, gastar demais é fácil, mas é um erro que custa caro, literalmente.
O uso de um sistema de compras garante que você possa aproveitar os melhores processos e funcionalidades para obter os melhores preços em bens e serviços.
Da mesma maneira, o setor de compras da empresa deve ter uma solução simples e otimizada para obter os produtos e serviços de que precisam com mais rapidez, enquanto a empresa mantém o controle e a conformidade.
Lembre-se sempre de planejar com antecedência para garantir que haja um orçamento coerente e controle seu ritmo de acordo com a forma como as principais decisões são tomadas nas compras.
2° – Tomar decisões instantâneas
Certifique-se de dar a si mesmo tempo suficiente para examinar as diferentes opções antes de tomar decisões importantes sobre a compra de produtos, matérias-primas e serviços para sua empresa.
Às vezes, os profissionais podem comprar sem considerar se existe algum alinhamento estratégico.
Essas decisões instantâneas podem parecer boas no momento, mas acabam consumindo o orçamento ou afetando o fluxo de trabalho. Além do mais, este erro também podem envolver o foco em uma parte da decisão sem olhar para outros fatores, como valorizar o preço acima da qualidade.
Considere o quadro geral. Não ceda a prazos apressados e compras por impulso. Estabeleça procedimentos e processos para garantir que todas as suas decisões de compras estejam alinhadas com os planos estratégicos e que façam sentido para sua empresa.
Se você precisar fazer um pedido grande, certifique-se de verificar quais fornecedores oferecem a melhor qualidade pelo melhor preço, para que você esteja usando o seu dinheiro da melhor forma.
3° – Esquecer a tecnologia e softwares especializados em compras
Alguns profissionais podem não usar a tecnologia de compras em sua capacidade ou potencial total ou até nem usem.
Aprenda como a tecnologia e a automação podem melhorar sua produtividade no processo de compra até o pagamento. Além de toda a qualidade que estes softwares trazem para suas decisões e outros benefícios como a agilidade, economia, prospecção e entre outros.
O software da Proxpect elimina muitos erros comuns de aquisição, mas apenas se você o estiver usando de forma eficaz. É capaz de gerar pedidos de compra com rapidez e eficiência, juntamente com a opção de poder prospectar automaticamente.
Também pode fazer cumprir a política e as práticas recomendadas da empresa, armazenar todas as informações de compra em um formato facilmente pesquisável para que você possa controlar os fundos e combinar os pedidos de compra com as mercadorias recebidas e suas negociações.
Na Proxpect, uma compra pode durar até 15 segundos! É isso mesmo, 15 segundos para uma compra em um catálogo com descontos exclusívos.
É por isso que é tão importante fazer parceria com um fornecedor de tecnologia confiável e que você detenha tecnologia como sua aliada. Isso te salvará muito tempo e irá melhorar suas decisões de compra.
4° – Não construir um relacionamento com fornecedores
Outro erro importante é não manter o relacionamento com seus fornecedores. Sem comunicações regulares, você pode perder economias, programas de novos fornecedores, oportunidades de inovação e muito mais.
Seus fornecedores podem oferecer novas idéias ou informá-lo sobre produtos úteis em desenvolvimento que podem beneficiar seu trabalho.
Mas como construir esses relacionamentos?
Certifique-se de que está recebendo e lendo os e-mails de seus fornecedores ou siga-os nas redes sociais, se for mais fácil. Agende uma ligação ou uma visita com os principais fornecedores regularmente, principalmente nas semanas que antecedem os prazos de planejamento do projeto ou orçamento.
Em suma, crie uma parceria com seu fornecedor, ele pode te ajudar em tempos difíceis ou não.
5° – Não buscar inovação e tecnologia
Pode haver muitos avanços tecnológicos, mas as demandas diárias de trabalho podem impedir até mesmo o profissional de compras mais bem sucedidos.
Em alguns casos, as organizações suspeitam do uso de novas tecnologias para melhorar os processos de negócios. Comumente empresas se preocupam com o custo adicional ou ter problemas de segurança.
Quando se trata de compras, existem alguns softwares e programas que podem ajudar a simplificar seus processos.
Se você não estiver usando algum tipo de sistema para consolidar essas informações em um único lugar e se comunicar com os funcionários, pode ser hora de considerar o uso de um. Isso não apenas ajudará sua empresa a ser mais organizada, mas tornará o processo de aquisição muito mais simples para você e seus funcionários.
Mas a verdade é que o software de compras geralmente economiza tempo e dinheiro e, ao mesmo tempo, melhora todo o processo de compra. As empresas que usam o software da Proxpect reduzem drasticamente seus ciclos de pedido de requisição, seus custos de requisição para pedido e cortam gastos.
O software também tende a melhorar o gerenciamento de gastos. Além disso, o modelo de software como serviço tira o fardo de manter essa tecnologia de seu departamento de TI.
6° – Resistir à mudança
Você lembra de velhos ditados como “Sempre foi feito assim” e “Se não está quebrado, não conserte”?
Há uma razão pela qual eles são antigos.
Para se manter competitivo neste mercado em rápida mudança, dê uma olhada no que está acontecendo no setor e procure opções que podem beneficiar sua empresa, principalmente em relação a gestão de compras, gestão de fornecedores e tecnlogia.
Isso pode significar procurar fornecedores emergentes que ofereçam produtos inovadores muito mais baratos do que a organização à qual você pode ter sido fiel por décadas.
Examine as tendências dos clientes e novos produtos que estão conquistando o setor. Se o seu fluxo de trabalho de compras está constantemente perdendo a corrida para os “caracóis”, considere atualizar sua tecnologia.
Ao estar aberto a novas ideias e melhores práticas, você pode garantir que sua empresa permaneça relevante, informada e se destaque perante seus concorrentes.
7° – Não ter uma política de conformidade
Sem um conjunto claro de regras de conformidade, suas operações estão abertas a riscos caros, desavenças em potencial e muito mais.
Compliance é importante tanto para a equipe de compras quanto para seus fornecedores, pois significa consistência, confiabilidade e ética.
Agende um tempo agora com sua equipe e outras partes interessadas para desenvolver uma lista de verificação de conformidade, completa com todos os momentos de “bandeira vermelha”.
Em seguida, treine todos os envolvidos no processo de compras no uso da lista de verificação e em sua importância. Se você tiver uma política de conformidade, revise-a pelo menos uma vez por ano para as atualizações necessárias.
8° – Não prospectar
Essa é fácil. Muitos compradores ficam tentados a apenas conseguir 3 cotações para validar uma boa compra. Muito porque há uma chance de que em algum ponto ao longo da estrada seus fornecedores não tenham o que você precisa na hora certa.
Nesses casos, é importante ser flexível e ter outras opções disponíveis para que você possa cumprir seus próprios prazos de produção.
Da mesma forma, se o concorrente do seu fornecedor vier até você com um negócio melhor e os contratos permitirem, não tenha medo de aceitá-lo.
Existem softwares que prospectam automaticamente fornecedores.
Isso te fornece um poder de alcance enorme, pois você terá 5, 10 e até 20 respostas de fornecedores. Então, com a ferramenta de comparação de preços, sua tomada de decisão de compra pode ser feita em alguns segundos.
É uma ótima ideia ter preços de uma variedade de fornecedores para garantir que você sempre obtenha os melhores preços, qualidade, prazo e negócios.
9° – Falha ao negociar
Alguns profissionais de compras podem aceitar um preço no estado em que se encontra e não discutir o envio ou outros encargos adicionais. Isso é um erro.
É do interesse de sua empresa negociar preços, incluindo custos adicionais, como frete e outras cobranças feitas para obter os suprimentos.
Ter um bom relacionamento com seus fornecedores pode ajudar a abordar as discussões de preços, muitas vezes difíceis.
Lembre-se de que não há problema em negociar, especialmente com fornecedores que você usa regularmente e que continuará a fazer negócios.
Não se esqueça também de conseguir negociar prazo. Prazo geralmente ajuda a empresa a aliviar o fluxo de caixa, fazendo que ela mantenha seu operacional funcionando.
Muitas empresas que dão lucro acabam falindo, pois não tem dinheiro suficiente para manter suas obrigações.
10° – Não corrigir erros
Sim, podem ser feitos pedidos incorretos, como a quantidade errada solicitada ou o produto errado necessário.
Não consertá-los, no entanto, é uma oportunidade perdida e um erro grosseiro.
Portanto, qualquer erro detectável em pedidos ou negociações devem ser revisados, a fim de que não acumule e prejudique os resultados da empresa.
Conclusão
Elencamos aqui 10 erros comuns para o planejamento e execução no setor de compras.
Além do mais, imaginamos que estas dicas possam ajudar muitas empresas na estruturação de estratégias para seus departamentos de compras.
Gostou do post?! Quer saber em mais detalhes sobre alguns dos erros que foram descritos aqui?
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