Os lançamentos contábeis são fechados em cada Sistema, como se fossem sistemas isolados. Abaixo, um breve comentário sobre cada um:
SISTEMA ORÇAMENTÁRIO
O Sistema Orçamentário é representado por atos de natureza orçamentária, tais como: previsão da receita, fixação da despesa, descentralização de créditos, empenho da despesa etc.. Objetiva a comparação da receita prevista com a sua realização e da despesa fixada com a sua realização, sendo, para tanto, necessário que os fatos de arrecadação da receita e liquidação da despesa passem obrigatoriamente pelas contas deste Sistema.
As contas pertencentes ao Sistema Orçamentário estão alocadas dentro do ativo e passivo compensados e são representadas pelos grupos:
1.9.1./2.9.1. - Execução Orçamentária da Receita; e
1.9.2./2.9.2. - Execução Orçamentária da Despesa.
SISTEMA FINANCEIRO
O Sistema Financeiro está relacionado com as entradas e saídas de recursos, registrando os recebimentos e pagamentos de natureza orçamentária e extra-orçamentária.
As principais contas do sistema financeiro estão integradas nas contrapartidas do grupo "Disponível", visto que este grupo representa basicamente as posições de entradas e de saídas de recursos. Desse modo, todas as contas do grupo "Disponível" pertencem ao Sistema Financeiro, ou seja, Caixa, Bancos Conta Movimento, Aplicações Financeiras e todas as suas demais contas. Pertencem, também, ao Sistema Financeiro, as contas de Receita, Despesa, Fornecedores, Restos a Pagar, Pessoal a Pagar, Encargos Sociais a Recolher, Consignações, Depósito de Terceiros, etc.
São, portanto, contas do Sistema Financeiro:
- As Contas do “Disponível”
- As Contas de Entradas de Recursos:
Receitas;
Transferências Financeiras Recebidas;
Recebimentos extra-orçamentários;
Créditos Financeiros a Receber.
- As Contas de Saídas de Recursos:
Despesas Orçamentárias;
Transferências Financeiras Concedidas;
Pagamentos extra-orçamentários;
Restos a Pagar;
Fornecedores;
Pessoal a Pagar;
Encargos Sociais a Recolher;
Depósitos de Terceiros.
SISTEMA PATRIMONIAL
O Sistema Patrimonial registra os bens móveis, imóveis, estoques, créditos, obrigações, valores, inscrição e baixa da dívida ativa, operações de créditos, superveniências e insubsistências ativas e passivas, etc.. Neste Sistema, os lançamentos de incorporação ou desincorporação de ativos e passivos, são feitos fechados no próprio sistema, mesmo que o fato venha a acarretar uma entrada ou saída de recurso (Sistema Financeiro). São, portanto, contas do Ativo Permanente e do Patrimônio da instituição.
SISTEMA DE COMPENSAÇÃO
O Sistema de Compensação é representado pelos atos praticados pela administração que não afetam de imediato ao Patrimônio, mas que poderão vir a afetá-lo posteriormente. Esses atos são: Avais, Acordos, Ajustes, Cauções, Fianças, Garantias, Contratos, Convênios etc..
Na Contabilidade Pública, as contas do Plano de Contas são segregadas em sistemas de contas independentes, para facilitar a elaboração dos Balanços e demonstrativos. Esses sistemas são classificados em: Financeiro, Patrimonial, Orçamentário e de Compensação. É importante observar que um único fato contábil pode gerar, simultaneamente, lançamentos em contas de diversos sistemas, mas a contrapartida de cada uma das contas deverá ser, necessariamente, em outra conta do mesmo sistema.
O Sistema Financeiro está relacionado com os ingressos (entradas) e os dispêndios (saídas) de recursos, ou seja, com o registro dos recebimentos e pagamentos de natureza orçamentária e extra-orçamentária.
As principais contas do sistema financeiro estão relacionadas com as contrapartidas do grupo "Disponível", visto que este grupo representa, dentro de qualquer Órgão ou Entidade, as entradas e saídas de recursos. Assim, podemos concluir que todas as contas do grupo "Disponível" pertencem ao Sistema Financeiro, ou seja, Caixa, Bancos Conta Movimento, Aplicações Financeiras e todas as outras contas. Também pertencem a esse sistema as seguintes contas: Receita, Despesa, Fornecedores, Restos a Pagar, Pessoal a Pagar, Encargos Sociais a Recolher, Consignações, Depósitos de Terceiros etc.
Resumindo, os fatos que se relacionam com entradas e saídas de recursos, na Contabilidade Pública, terão, obrigatoriamente, um lançamento no Sistema Financeiro.
Sistema Patrimonial
O Sistema Patrimonial registra os bens móveis, imóveis, estoques, créditos, obrigações, valores, inscrição e baixa da dívida ativa, operações de créditos, superveniências e insubsistências ativas e passivas etc.
Os lançamentos de incorporação ou desincorporação de ativos e passivos são fechados dentro desse sistema, mesmo que o fato venha a acarretar uma entrada, ou saída de recurso (Sistema Financeiro). A título de exemplo, uma compra de um veículo, feita com pagamento, no ato da aquisição, cujos lançamentos são resumidos a seguir:
SISTEMA FINANCEIRO SISTEMA PATRIMONIAL
Despesa de Capital (Resultado) Veículos (Ativo Permanente)
a Bancos Conta Movimento (Ativo) a Variações Ativas (Resultado)
Pela observação do lançamento anterior, pode-se concluir que todos os fatos permutativos vão gerar, sempre, três lançamentos; um no sistema financeiro, outro no sistema patrimonial e, ainda, um terceiro, no sistema orçamentário, por se tratar de fatos de natureza orçamentária.
Sistema Orçamentário
O Sistema Orçamentário é representado pelos atos de natureza orçamentária, tais como: previsão da receita, fixação da despesa, cancelamentos de créditos, descentralização de créditos, empenho da despesa. No Sistema Orçamentário, é feita a comparação da receita prevista e da despesa fixada com as suas respectivas realizações, sendo obrigatória, a passagem por este sistema, dos fatos de arrecadação da receita e de Liquidação o da despesa.
Resumindo, podemos apresentar os atos e fatos de natureza orçamentária, da seguinte forma:
As contas pertencentes ao Sistema Orçamentário estão alocadas, dentro do Plano de Contas Único, nos grupos 1.9 – Ativo Compensado e 2.9 – Passivo Compensados, representados, respectivamente, pelos subgrupos:
1.9.1 – Controle da Receita – controla a Execução da Receita Orçamentária no Ativo (fatos)
2.9.1 – Controle da Receita – controla a Previsão da Receita Orçamentária no Passivo (atos)
1.9.2 – Controle da Despesa – controla a Fixação da Despesa Orçamentária no Ativo (atos)
2.9.2 – Controle da Despesa – controla a Execução da despesa Orçamentária no Passivo (fatos)
Sistema de Compensação
O Sistema de Compensação é representado pelos atos praticados pelo administrador, que não afetam o Patrimônio de imediato, mas que poderão vir a afetá-lo no futuro. São representados, também, pelas contas de controle, que interessam à administração, de um acompanhamento mais eficaz.
Os principais atos registrados no Sistema de Compensação são:
CONTAS DE CONTROLE
- Execução da Programação Financeira
- Execução de Restos a Pagar
CONTAS REPRESENTATIVAS DOS ATOS POTENCIAIS
- Títulos e Valores sob Responsabilidades
(Caução, Depósitos Judiciais, Depósitos para Recursos, Cobrança, Comodato de Bens, Suprimento de Fundos).