O processo é ponto fundamental para realização de uma tarefa. Tudo que fazemos na vida depende um conjunto de passos que precisam ser seguidos à risca para que o resultado seja realmente perfeito. Imagine em software onde a ideia é refletir um processo de entrada de dados que se transformaram em informação.
Hammer e Champy (1994), dizem que o processo é um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem, ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes.
Já para Davenport (1994) conceitua um processo como uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, inputs e outputs claramente identificados.
Segundo o autor, tais atividades são estruturadas com a finalidade de agregar valor aos inputs, resultando em um produto para um cliente.
A própria Análise de Sistemas para construção de um software é um exemplo de processo bem definidos para chegar a resultado satisfatório.
Conforme a figura 1, para chegarmos a um documento de requisitos precisaríamos passar por etapas, que, se forem negligenciadas ou salteadas, poderão não chegar ao resultado esperado, um software que atenda as demandas levantadas.
Em uma organização, o processo precisa estar muito bem definido para que haja um sucesso na construção de software que o reflita. Quando há necessidade de automatizar um processo, é preciso se ter em mente que os requisitos precisam estar bem elicitados, e para isso presamos entender como cada parte do trabalho é feito.
Um grande problema no desenvolvimento de softwares, é não entendimento do é necessário para o trabalho, e a causa disso pode ser processos mau definidos e não documentos.
Imagine que o trabalho de uma organização é um conjunto de engrenagens que precisam está trabalhando de forma sequencial. Agora pegue uma dessas engrenagem e troque por outra que não encache, ou por ser maior que o local onde elas ficam ou por ter alguns dentes quebrados.
Com certeza, acontecerá uma das duas coisas, ou todas as engrenagens quebraram de vez, ou não conseguiremos rodar-las. O mesmo acontece quando não temos processos de trabalho bem definidos.
Assim que a organização decide por uma automatização de processos ela precisa pondera sobre dois aspectos, comprar e implantar um sistema pronto ou desenvolver e implantar um sistema.
À primeira vista pode parecer mais fácil comprar um sistema pronto para usar. Assim, a empresa faz uma pesquisa em softwares que atendam suas expectativas e basta implantar que está pronta para usar.
Em sua maioria isso pode deixar o custo bem mais barato, mas se não haver um estudo de viabilidade bem detalhado pode ser que a empresa acabe com um “elefante branco”, e não consiga a implantação completa.
Processo do trabalho
O grande problema, é que as adequações do processo do trabalho aos do software, ou seja, quando o software não tem a aderência necessária aos processos e são criados processo extras ao trabalho para se adequar as necessidades do software.
Uma inversão geral do processo de análise de sistemas. O que é muito comum em algumas empresas que ignoram a necessidade de um estudo de viabilidade antes de escolher por uma implantação de sistema computadorizado pronto.
Já na segunda opção, em certas situações, pode ser mais indicada pela a possibilidade de se fazer um sistema totalmente voltado para aquele processo da organização, ou seja, em tese, o sistema faria tudo que é necessário para a automatização de um processo que antes era feito, ou por um sistema legado ou de forma artesanal.
Mas, não se engane, essa situação pode também se tornar desastrosa e os processos de trabalhos não forem bem definidos para que a análise de requisitos seja perfeita. Há situações onde a organização não tem uma forma de trabalho única, ela burla frequentemente os passos de sua tarefa.
Oliveira (1996), conceitua o processo como um conjunto de atividades sequenciais que apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de atender e, preferencialmente, suplantar as necessidades e expectativas dos clientes externos e internos da empresa.
Dessa forma, uma empresa que não mantém um processo definido não tem como atender nem suas próprias expectativa muito menos de clientes.
Para citar, ainda mais a importância do processo na construção de um software de automação de tarefas, a figura 2, mostra tipos de processo que devem ser contemplados em uma organização para que pretende escolher um tipo de software para sua empresa. Assim fica mais fácil identificar suas reais necessidades.
Análise de sistemas
Dentro de uma análise de sistemas para desenvolvimento de um software a importância do processo está ligada ao sucesso da implantação do sistema. O software deve sempre refletir o processo de um trabalho e nunca o contrário.
Então as organizações precisam estar sempre vendo e revendo seus processos antes que se optar por automatizar parte ou todo ele.
Em todos os conceitos estudados o processo é visto como um gerador de valor que pode ser decisivo para um trabalho. Assim, temos uma afirmação de necessidade de um processo bem feito, seja para o próprio andamento do trabalho como para desenvolver um software bem feito.
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Autor:
Professor da Faculdade Laboro
Mestre em Engenharia da Computação, possui MBA (Master in Business
Administration) em Projetos PMI.
e Graduação em Sistemas de Informação.
Experiência em Gestão de área de TI, atuando como Coordenador Geral em
Implantação de ERP (Enterprise Resource Planning), Analista de Sistema e Analista de
Negócio. Conhecimento em ITL, PMBOOK e PMO.
[email protected]
REFERÊNCIAS
HAMMER, M.; CHAMPY, J.
Reengenharia: revolucionando a empresa em função dos clientes, da concorrência e das grandes mudanças da gerência. Rio de Janeiro: Campus, 1994
OLIVEIRA, Djalma de Pinho R. Revitalizando a empresa: a nova estratégia de reengenharia para resultados e competitividade: conceitos, metodologia, práticas. São Paulo: Atlas, 1996
BPM CBOK Version 4.0: Association of Business Process Management Professionals International- Portuguese Version Capa comum – 7 fevereiro 2021